System dla hoteli CHART- od 31-75 pokoi (do 3 stanowisk)

System hotelowy CHART dzięki swojej niezawodności, uniwersalności i modularnej budowie, znajduje szerokie zastosowanie w hotelach, pensjonatach, ośrodkach wypoczynkowych, hostelach i sanatoriach. System hotelowy z powodzeniem może być stosowany zarówno w małych, jak i dużych obiektach. Pomimo, że program zawiera bogaty pakiet funkcji charakteryzuje się łatwością obsługi.

FUNKCJONALNOŚCI:

1. Rezerwacje i meldunki:

• rezerwowanie i meldowanie gości w pokojach,
• rezerwowanie i meldowanie gości na łóżkach w poszczególnych pokojach – funkcjonalność przydatna dla sanatoriów, pensjonatów, hosteli i obiektów noclegowych które sprzedają miejsca/łóżka.

2. Recepcja:

Obsługa rezerwacji:

• Przyjmowanie nowych rezerwacji, modyfikacja istniejących;
• Możliwość rezerwacji kategorii pokoju, bez przydzielania konkretnego numeru;
• Możliwość rezerwacji miejsca w pokoju;
• Przyjmowanie i obsługa rezerwacji grupowych oraz indywidualnych;
• Obsługa cenników zależnych od sezonów oraz typów pokoi;
• Możliwość ustawienia ceny gwarantowanej z poza cennika dla rezerwacji;
• Obsługa dwóch przedziałów wiekowych dzieci;
• Planowanie wyżywienia dla gości oraz dzieci na etapie rezerwacji;
• Uwagi dotyczących gościa lub grupy;
• Ustawienie oczekiwanej kwoty zaliczki;
• Kontrola wpłaty wymaganej zaliczki;
• Ustawienie rabatów przy rezerwacjach lub dla meldunków;
• Możliwość prowadzenia rozliczeń z biurami turystycznymi, agentami lub innymi pośrednikami;
• Wysyłka mailem potwierdzenia rezerwacji;
• Generowanie potwierdzeń rezerwacji w formie papierowej;
• Graficzna forma prezentowania rezerwacji;
• Diagram obłożenia pokoi i porównanie z rokiem poprzednim;
• Zestawienia aktualnego stanu pokoi w hotelu prezentujące ilość przyjazdów, pobytów, wyjazdów oraz wyłączonych pokoi;
• Wykres ilości przyjętych i anulowanych rezerwacji w ciągu dnia;
• Kalkulator dostępności pokoi;
• Raportowanie rezerwacji.

Sprawne dokonywanie meldunków:

• Meldowanie gości indywidualnych lub całych grup;
• Meldowanie do pokoju lub na wybrane miejsce w pokoju;
• Realizacja wcześniejszych rezerwacji;
• Uproszczone meldowanie grupowe;
• Domeldowanie kolejnej osoby do pokoju;
• Przeniesienie gościa do innego pokoju;
• Zmiana terminu wyjazdu;
• Rezerwowanie usług dodatkowych;
• Szybki podgląd bieżących meldunków;
• Specyfikowane rodzaje pobytów usprawniające raportowanie;
• Rezerwacja i realizacja usług dodatkowych;
• Tworzenia zestawień i profilowanie gości;
• Automatyczne obciążanie i przeliczanie rachunku gościa zgodnie z bieżącymi danymi meldunkowymi;
• Przenoszenie zaliczek pomiędzy rezerwacjami oraz meldunkami;
• Możliwość rozliczenia wszystkich lub wybranych gości;
• Obsługa systemu zamków hotelowych;
• Obsługa central telefonicznych;
• Programowanie kart rabatowych dla systemu Gastro SZEF;
• Trzy, predefiniowane karty pobytu w językach: polskim, angielskim i niemieckim;
• Możliwość edycji treści karty pobytu oraz dodania kolejnych wydruków;
• Rejestracja zgody na przetwarzanie danych osobowych i wysyłanie informacji handlowych.

Nadzór i administracja:

• Podgląd bieżącego stanu posprzątania pokoju;
• Prognoza check-in wyliczana dzięki specjalnie opracowanemu algorytmowi;
• Wyłączenia pokoi w przypadku niespodziewanych awarii lub planowanych remontów;
• Podgląd i zarządzanie stanem połączeń telefonicznych z pokoi, np: automatyczna taryfikacja połączeń, blokowanie połączeń wychodzących, ustawianie budzenia;
• Przesyłanie wiadomości pomiędzy stanowiskami pracy;
• Wielopoziomowe, konfigurowalne uprawnienia.

3. Należności i Sprzedaż

• Rozliczenie wszystkich lub wybranych usług z jakich korzystał klient lub grupa klientów;
• Wyliczenie obciążeń gościa wg. aktualnych parametrów jego rezerwacji, tzn. planowane naliczenia, które umożliwiają przekazanie klientowi informacji o koszcie jego pobytu;
• Rachunki gastronomiczne z programu POS automatycznie przenoszone są na konta rozliczeniowe klienta;
• „Routing obciążeń” – automatyczne przenoszenie obciążeń z gościa na konto grupy;
• Określenie płatnika należności za pokój, na którym gromadzone będą obciążenia;
• Proporcjonalny podział opłat za nocleg i wyżywienie dla każdego gościa w pokoju;
• Przechowywanie odroczonych płatności na osobnych kontach;
• Modyfikacja obciążeń zależna od potrzeb: grupowanie i rozgrupowywanie, scalanie i podział;
• Nieograniczona ilość dodatkowych usług przechowywanych na rachunku gościa;
• Automatyczne naliczanie obciążeń za połączania telefoniczne;
• Dokument sprzedaży wystawiany z obciążeń lub ręczny bez wcześniej naliczonych należności;
• Walutowe dokumenty sprzedaży;
• Możliwość ustalenia domyślnej formy płatności, skracającej czas wystawiania dokumentów.

• Szerokie możliwości zmiany treści dokumentów sprzedażowych – zależne od uprawnień;
• Samodzielnie ustawiane okresy księgowe;
• Definiowalne formy płatności;
• Swoboda ustawienia numerowania dokumentów oraz ich formatów;
• Możliwość prowadzenia dwóch, osobnych rejestrów faktur;
• Kontrola przyjętych zaliczek;
• Automatycznie włączona lub opcjonalna fiskalizacja faktur;
• Konfigurowalne logo hotelu na wydrukach faktur.

• Rejestracja każdej, przeprowadzonej operacji wykonanej przez użytkownika;
• Ustawianie uprawnień określających poziom dostępu do poszczególnych funkcji (np. usuwania dokumentów lub wystawiania korekt);
• Możliwość drukowania szczegółowego rachunku informacyjnego zawierającego dane dotyczące gości i ich obciążeń;
• Podgląd dokumentów archiwalnych;
• Przesyłanie utworzonych dokumentów zapłaty do systemów finansowo-księgowego.

4. Obsługa dodatkowych zasobów

• Rezerwacja zasobów hotelowych, takich jak: sale konferencyjne, projektory, sauny, miejsca parkingowe, basen, itp.;
• Graficzna prezentacja zarezerwowanych oraz wykorzystanych zasobów;
• Swobodna zmiana interwału czasowego, wyświetlanego grafika zasobów;
• Cena zasobu wprowadzana ręcznie lub automatycznie przy pomocy wcześniej zdefiniowanego cennika;
• Różnorodne rodzaje rozliczenia rezerwowanego zasobu t.j: paragon, faktura, obciążenie konta, uwzględnienie przedpłaty, uwzględnienie rabatów, bezpłatne rozliczenie;
• Filtrowanie, wyszukiwanie i sortowanie zarezerwowanych oraz wolnych zasobów;
• Nieograniczona ilość zasobów jaka może być kontrolowana przez program;
• Brak ograniczenia na rodzaje zasobów będących pod kontrolą programu;
• Natychmiastowe rozliczenie należności;
• Możliwość przeniesienia należności za wykorzystanie zasobu na pokój lub konto gościa;
• Drukowanie potwierdzeń zarezerwowanego zasobu.

5. Obsługa Wyżywienia

• Zmiany zaplanowanego żywienia w trakcie meldowania gościa do pokoju lub w trakcie jego pobytu;
• Definiowanie posiłków wykluczających się np. śniadanie angielskie i śniadanie dieta;
• Konfigurowalne wielkości porcji posiłków;
• Automatyczne naliczenie należności za zaplanowane żywienie;
• Przejrzysty diagram żywienia umożliwiający modyfikowanie, zamianę i usuwanie poszczególnych posiłków na wskazanym dniu;
• Ustawianie kolejności posiłków;
• Połówki posiłków dla dzieci;
• Obsługa dodatkowego wyżywienia w przypadku gości, nie mieszkających w obiekcie;
• Rozbudowany system raportowania żywienia.

6. Zestawienia i Raporty

• Podział na prezentację danych bieżących i archiwalnych;
• Raportowanie rezerwacji, meldunków, osób przyjeżdżających, obciążeń gości, osób przebywających w hotelu, wyjazdów;
• Zestawienia finansowe prezentujące wynik hotelu, m.in: raporty kasowe, rejestry VAT, zestawienie sprzedaży, zestawienie przyjętych zaliczek, rejestr opłat klimatycznych;
• Zestawienia statystyczne i marketingowe: obłożenia hotelu, rezerwacje wykonane przez pośredników, prognoza obłożenia i przychodów, zestawienie firm TOP, średnia cena pokoi, itp.;
• Generowanie sprawozdania dla GUS: KT-1, DNU-R, odwiedziny turystów zagranicznych oraz wykorzystania miejsc noclegowych;
• Inne, dostępne raporty, m.in.: raport urodzin gości hotelowych, raporty wyżywienia, raport GIODO, raportowanie czynności wykonanych przez recepcjonistę;
• Możliwość tworzenia zestawień szczegółowych i z agregowanych, z uwzględnieniem wielu różnorodnych kryteriów;
• Możliwość konfiguracji zakresu treści na wydruku raportów.

7. Archiwum

• Definiowanie danych w systemie t.j: słowniki towarów oraz usług, jednostki miary, formy płatności;
• Dane dotyczące kontrahentów;
• Dane dotyczące rezerwacji i meldunków;
• Dane dotyczące faktur, paragonów, dokumentów kasowych;
• Kontrola poprawności wprowadzanych danych: PESEL, NIP, pola wymagane (automatyczne pobieranie danych z GUS);
• Funkcje porządkowania danych dotyczących: usług, towarów, firmy, gości;
• Podział na podgląd danych bieżących i archiwalnych;
• Narzędzie filtrowania i wyszukiwanie danych.

8. Intergracja z Systemami i Urządzeniami Zewnętrznymi

• Centrale telefoniczne – integracja z systemem CHART umożliwia sprawną i spójną kontrolę nad połączeniami telefonicznymi, ustawianie budzeń dla gościa, zmianę statusu pokoju.
• Zamki elektroniczne – zastępują tradycyjne zamki i klucze, wykorzystując technologię plastikowych kart magnetycznych, kart chipowych bądź zbliżeniowych identyfikatorów. Na karcie-kluczu może być zaprogramowany dostęp do pokoju oraz dodatkowych pomieszczeń np. siłowni, sauny itp. Karta-klucz może być również wykorzystana do opłacania rachunku w gastronomii.
• Obsługa płatności elektronicznych – natychmiastowa autoryzacja i potwierdzenie transakcji kartami płatniczymi.
• Drukarki fiskalne – system współpracuje z wszystkimi drukarkami, najpopularniejszych polskich producentów urządzeń fiskalnych.
• Systemy finansowo-księgowe – dokumenty sprzedażowe eksportowane bezpośrednio do Twojego systemu finansowo – księgowego, dzięki czemu pracownicy obiektu nie tracą czasu na przepisywania dokumentów oraz unikają pomyłek.
• Integracja z systemami rezerwacji internetowej – bezpośrednie połączenie z portalami do rezerwacji internetowej automatycznie wprowadza nowe rezerwacje i aktualizuje dostępność pokoi.